یکی از مؤثرترین روشهای معرفی شرکتها، تولیدات و محصولات آنها، انتشار خبرنامه هایی مرتبط با آنها می باشد. چنین روشی به دلیل وجود ترکیبی از عکس، نقاشی ،رنگ و غیره دارای بیشترین پایداری در ذهن مخاطب نسبت به سایر روشهای دیگر تبلیغاتی خواهید بود.
روابط عمومی سازمان ها و نهادها و شرکت های بزرگ بیشترین تلاش خود را در جهت استفاده از روش های مناسب و موثر در جلب مشتریان بالقوه و تبدیل آنها به مشتریان واقعی صرف کرده و هزینه های زیادی برای این موضوع خرج می کنند. در دنیای رقابتی سالم که مشتری حق انتخاب دارد، هر شرکتی که رابطه بهتر و گسترده تری با مردم داشته باشد، مشتری بیشتر و در نتیجه فروش بیشتری خواهد داشت.
مردم دیگر جذب تبلیغات مستقیم محصولات و خدمات نمی شوند و باید سعی کرد از راه ارائه اطلاعات و آموزش ها و فرهنگ سازی ها، نظر آنها را به سمت شرکت خود جلب کنید.

در این مقاله به بررسی 11 نکته در جهت پیاده سازی خبرنامه برای اهداف ارتباط های مردمی و عمومی (Public Relations) خواهیم پرداخت. اگر چه این موارد به عنوان نکات پایه در جهت پیاده سازی خبر نامه های چاپی می باشند اما موارد متعددی از آنها نیز در خبرنامه های الکترونیکی نیز مورد استفاده قرار می گیرند.

1- برای خوانندگان خود و نه برای خود، بنویسید. چنانچه در کلیه مقالات ، از یک سری اطلاعات جذاب و مورد توجه خواننده استفاده نمایید، مخاطبین بیشتری را جذب خواهید نمود. به عبارت دیگر ارایه مطالب مهم و جامع در خبرنامه تاثیر به سزایی در جذب مخاطبین خواهد داشت. از ارائه مطالب قدیمی و تکراری پرهیز کنید. توجه داشته باشید که در کیفیت خبرنامه خود باید به رقابت با سایر شرکت هائی که مثل شما برای مردم خبرنامه ارسال می کنند باشید. ممکن است خبرنامه شما در میان ده ها خبرنامه دیگر به دست مشتریان برسد. پس کیفیت آن خیلی مهم است.

2- یکی از مؤثرترین عوامل در جذب مخاطبین به کار گیری تیترهای جذاب در نشریه می باشد. چنانچه مقالات از این قابلیت برخوردار نباشند، خوانندگان تمایلی به ادامه خواندن خبرنامه پیدا نخواهند کرد. تیتر ها باید طوری انتخاب شوند که برای مردم هیجان انگیز باشد و آنها را ترقیب کند که مقاله ها را بخوانند. در انتخاب تیتر ها وقت بیشتری صرف کنید چون باعث مثبت تر بودن اثر مقاله شما در خواننده می شود.

3- عاملی دیگر در جذب خوانندگان، به کار گیری ساختار طراحی حرفه ای و جذاب می باشد. استفاده از فرمت چند ستونی و عناصر گرافیکی مناسب شما را به این اهداف نزدیک خواهند ساخت. یکی از مواردی که کمک مؤثر در جهت بدست آوردن این ساختار خواهد نمود، قرارگیری مناسب و سازمان یافته تصاویرو عناصر گرافیکی در صفحه می باشد.

4- یکی ازعوامل عدم جذب خوانندگان، استفاده از نقاشی های نامناسب و با کیفیت نامطلوب در خبرنامه های خارج شرکت می باشد. این گونه نقاشی ها برای خبرنامه های خانگی ممکن است مناسب باشند. چنانچه می خواهید خبرنامه ای با کیفیت بالا تولید نمایید، از بکاربردن این گونه تصاویر در آنها جددا خودداری نمایید. در اصل استفاده از آنها نه تنها کمکی به زیباسازی خبرنامه نخواهد کرد بلکه سطح کیفیت مقالات را نیز پایین خواهند آورد. حال، چنانچه به استفاده از نقاشی ها در خبرنامه نیز مایلید، تنها از یک گروه تصویری خاص متناسب با سطح کیفیت خبرنامه استفاده نمایید. استفاده ترکیبی ازتصاویر کارتونی در خبرنامه ای حاوی تصاویر با کیفیت بالا ،باعث افت کیفیت آن خواهد شد.

6- یکی دیگراز راههایی که در جذب مخاطبین بسیار حایز اهمیت است، استفاده از دو رنگ (مشکی به همراه یک رنگ تند ) در خبرنامه می باشد.استفاده از این قابلیت در رنگ آمیزی خبرنامه، آن را بسیار حرفه ای تر از خبرنامه هایی تک رنگ می نماید.

7- چنانچه در خبرنامه، از بیش از دو یا سه نوع قلم مختلف استفاده نمایید، نشریه دچار افت کیفیت خواهد شد. سعی کنید حد اکثر از سه نوع قلم برای تیتر ها، متن و بخش های مهم، استفاده کنید. در خبرنامه های الکترونیکی فارسی، از قلمی استفاده کنید که نیاز به نصب جداگانه در سیستم عامل نداشته باشد. قلم مورد استفاده در خبرنامه های فارسی معمولا Tahoma است که هرچند زیاد زیبا نیست ولی برای خوانندگان فارسی زبان کاملا آشنا است. نیازی نیست از سایر قلم ها استفاده کنید. با تغییر اندازه و سایر افکت ها روی همین قلم می توانید به هدف خود برسید. اندازه قلم 9و 10 و 12 برای خبرنامه ها مناسب است.

8- یکی از مواردی که همواره مورد توجه مردم قرار می گیرد، این است که احساس شود نشریه در جهت حفظ محیط زیست نیز گام برمی دارد. یکی از راههای ایجاد چنین حسی در مخاطب، استفاده ازکاغذهای بازیافتی در چاپ خبرنامه می باشد. چنانچه می خواهید این عمل تاثیر بیشتری نیزبر روی مخاطبین بگذارد، طی اعلامیه ای آن را به اطلاع خوانند گان نیز برسانید.

9- استفاده از کادر نظر خواهی به همراه اطلاعات تماس با ناشر، ویراستار و سایر کارمندان یکی دیگر از عواملی است که مخاطبین به آن توجه قابل ملاحظه ای دارند. زیرا تمامی افراد مایلند اطلاعات کافی در مورد مکانی که پیشنهادات و انتقادات خود را ارسال می نمایند، داشته باشند. سعی کنید خبرنامه را مردمی تر جلوه دهید. حتی اگر آن را توسط نرم افزار ارسال خبرنامه ارسال می کنید، حتما اطلاعات شخصی افراد تولید کننده و نحوه تماس با آنها را در خبرنامه بنویسید.

10- یکی دیگرازعوامل موفقیت نشریه زمانی حاصل خواهد شد که خبرنامه در بازه های زمانی منظم چاپ شود. نشر فصلی خبرنامه ها به همراه یک سری اطلاعات جذاب می تواند برای بسیاری از بنگاه های اقتصادیمناسب باشد. همچنین، اگر بتوانید تاریخ نشر خبرنامه را با حوادث و یا اتفاقات مهم همزمان نمایید، خوانندگان بیشتری را جذب خواهید نمود.

11- درهر نشریه خواستار دریافت پیشنهادات و انتقادات خوانندگان باشید. جهت ایجاد چنین زمینه ای، در هر نشریه از یک سری فرم نظرخواهی استفاده نمایید و یا با گذاردن آدرس پست الکترونیکی خود این امکان را فراهم سازید.

خبرنامه ها به عنوان موثرترین و ساده ترین راه حفظ ارتباط با مشتریان بالقوه، همواره مورد توجه مردم بوده اند. دلیل این موضوع رسیدن راحت و به موقع اطلاعات با قیمت بسیار اندک، به دست مخاطب است. ارسال خبرنامه باید همواره در لیست فعالیت های ارتباط مردمی سازمان شما باشد.